Qu’importe la nature de la soirée d’entreprise dont il est question, que ce soit un anniversaire, un départ en retraite, une journée porte ouverte ou une animation team building, solliciter l’aide d’une agence événementielle est indispensable. Grâce à son aide, il vous sera possible d’organiser un plan directeur de l’environnement. Qui plus est, les offres abondent les sites internet. Toutefois, il faut garder en tête que toutes les agences ne se valent pas et il va falloir être méticuleux pour trouver la bonne.
La nature de l’agence
Si vous voulez organiser un événement digne de ce nom alors il faut miser sur une agence événementielle logée dans des circonscriptions importantes telles que Lyon. La suite consiste à s’entretenir avec différents prestataires pour poser certaines questions dans l’objectif de connaître leurs prestations, interventions et propositions. En outre, il faut comprendre sa spécialité ou les événements qu’elle organise. S’agit-il d’un événement interne ou externe ? D’un défilé de mode, d’un salon professionnel, d’une soirée, d’un anniversaire ou encore d’un séminaire ?
En réalité, cette liste n’est pas exhaustive, mais l’idée est de comprendre la nature des événements organisés par ces agences. De même, faites en sorte de connaître l’envergure des événements qu’ils ont déjà organisés et le nombre de soirées qu’ils ont planifiée. Les réponses apportées à ces questionnaires vous donneront un aperçu de l’expérience de cette agence.
Après le portefeuille client d’une agence est un autre critère à observer de près. L’idée est donc de faire le point sur la qualité des clients, leur notoriété et leurs nombres. Plus leurs clients sont prestigieux mieux c’est. Toutefois, il ne faut pas se limiter à ces mentions, car mieux vaut approfondir l’intervention de l’agence digitale à Lyon sur les événements de ces grands noms. Quelquefois leurs rapports sont limités et ils ont fait office de sous-traitants pour une autre agence encore plus importante. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Les témoignages et les premiers contacts
Pour trouver une agence événementielle à Lyon, vous pouvez vous pencher sur les témoignages de leurs clients. Comme toutes les entreprises sont censées être présentes sur le web, les commentaires laissés par les internautes vous donneront un aperçu de l’étendue de leurs talents. Tant que vous y êtes, n’oubliez pas de consulter les publications liées aux événements qu’ils ont organisés que ce soit en ligne ou sur les réseaux sociaux. Si le désir de vouloir être rassuré se ressent, le responsable de l’agence se doit d’afficher des coordonnées de façon à ce que vous puissiez échanger avec ce dernier. De toute manière, un premier contact sera requis.
Lorsque vous rencontrez pour la première fois l’équipe qui va gérer votre événement, veillez à bien analyser certains points à savoir la compréhension de l’agence, son intérêt pour votre projet, son niveau de dynamisme et de curiosité sans oublier sa capacité d’écoute. C’est de cette manière qu’une relation de confiance va pouvoir s’installer.
Notez que même si vous avez sollicité l’aide d’une agence événementielle, il faut tout de même désigner deux personnels dans votre entreprise notamment un chef de projet qui deviendra votre interlocuteur privé durant la préparation de l’événement. Toujours, lors de cette entrevue, n’hésitez pas à demander à ces experts les événements coup de cœur qu’ils ont déjà réalisé. C’est un moyen de mettre en exergue leurs émotions.
L’expertise de l’agence événementielle
L’expertise d’une agence digitale se mesure selon plusieurs procédés. En réalité, il y a celles qui se sont centrées dans la réalisation d’un événement spécifique ou sur-mesure alors que d’autres agences œuvrent pour l’événementiel en global. Que ce soit du sur-mesure ou non, un événement durant lequel l’entreprise digitale doit savoir très bien jongler entre les deux.
Ainsi, plusieurs tâches lui incombent à savoir le rôle de conseiller et la mission opérationnelle pour bien gérer l’événement. Il est aussi en votre devoir de bien comprendre si l’agence propose certaines expertises notamment le lancement d’un produit, un défilé de mode, une soirée d’entreprise, une inauguration ou un anniversaire. De même, elle doit être capable de gérer la scénographie, les conférences de presse, les réunions, les animations digitales et techniques sans oublier la communication print et la restauration.
Notez que les prestations techniques ne doivent pas être négligées. En outre, ces experts doivent être capables de gérer la sonorisation, l’éclairage, la scène ou les écrans LED. Il en va de même pour la communication digitale, le transport ou encore la gestion des lieux. En réalité, les rôles qui incombent à une agence événementielle sont assez énormes qu’il est important de la choisir avec beaucoup de précautions. Après, il va falloir faire attention sur son niveau d’intervention.
Une agence attentionnée et généreuse
Vous avez le choix entre laisser l’agence digitale s’occuper d’une partie ou de la globalité de l’environnement tels l’animation, les travaux techniques, la communication.... Si vous voulez vous concentrer sur le cœur de votre travail alors, assurez-vous que ce prestataire puisse gérer la totalité de la prestation. Pour ce faire, il faut que ces experts puissent s’adapter aux exigences de la clientèle. Comme son expertise est mise à l’épreuve, leurs propositions doivent être réalisables et cohérentes tout en respectant le budget de votre entreprise.
Et qu’en est-il du niveau de service ? Faites très attention aux agences qui font tout avec un résultat mal soigné ou superficiel. Préférez alors les agences spécialisées qui seront capables de vous proposer un projet en parfaite adéquation à ce que vous recherchiez. Par ailleurs, son niveau de compétence se juge également par la qualité de ses employés. Dans ce cas, n’hésitez pas à visiter le profil LinkedIn de tous ses salariés. Après son intervention doit être pertinent que ce soit sur plan intellectuel, l’élaboration de concept ou de conseil. À cet effet, il doit parfaitement maîtriser les techniques de communication et événementielles. En outre, l’agence doit être rigoureuse, très organisée et curieuse.
Une agence créative
À ce jour les événements d’entreprise sont un cross-canal qui va impacter l’image, le média et la digitale de la société. L’événement doit alors créer des moments inoubliables dans le but de favoriser l’engagement de toutes les cibles. Ainsi, pour arriver à de tels exploits, la créativité de l’agence événementielle doit être plus qu’évidente.
En outre, cette dernière se doit d’apporter des idées originales qui sont réalisables et auront un excellent impact sur leurs images de marque. Notez qu’il faut que ces idées soient tendances. Sachez qu’organiser un événement ne se limite pas à avoir un agenda bien rempli, car c’est aussi donner un sens à la soirée et partager son contenu. À cette optique, l’agence sera capable de vous accompagner dans la rédaction du contenu de l’événement de façon à ce qu’il soit à la portée de tous les employés. De par ces experts, votre événement va prendre vie et favoriser de très bonnes interactions entre les collègues et vos clients.